トラブル対応の会議を進行 〜「あいつは誰だ?」と思われても・・・。

こんにちは。EmiLia( エミリア)です。

トラブルが発生すると、いろいろ悩ましい調整は発生する。
そんなこともあっての整合会を設定する。

シリアスな問題

とある日、帰宅して、ふとメールを確認すると、
何やらトラブルが発生しているようだ。

夜遅くにできることはないので、翌朝早めに出社する。
自分のチームのメンバーに情報収集してもらいつつ、
「どう対応をすべきか・・・」、実務が慌ただしく動いている中で、
大きな流れを掴みつつ、上位のポジションから判断を早期にジャッジしてもらった方がいいと。

経験上の判断で、翌日の会議をアレンジする。

関連する複数の役員の予定を緊急で押さえる。

直前ということで、本来1時間は必要だったが、
緊急度から現実的に設定できる30分でなんとか秘書に調整してもらい予定をFIXする。

実務調整

私の役割は企画部門で、実際に対応に追われているのは実行部隊。

実行部隊は、目の前の対応で翻弄している中で、
「こっちは忙しいのに、会議なんか設定しないでほしい」
という暗に不平を漏らされる。

それはそれで、とても理解しているけれど、
緊急度と拡大性を念頭に会議の位置付けを理解してもらう。

現場が対応に追われていることは理解するので、最小限、翌日の会議の段取りだけして、
その日(前夜)のビデオコンファレンスでの調整は終える。

会議当日

会議の当日の朝、フォローアップできる広報領域などの調整をできる範囲で裏側でサポート。

前日は「このタイミングで、提案なんかまとまらないよ」と、
半ば呆れられつつ、現状報告の予定だったけれど、
翌朝、一転して「提案したい」ということになり、
会議の開始直前まで全体のパッケージがまとまらないまま会議の時間に。

会議の位置付けがどんどん膨らみ、工場や研究所含めて6箇所をテレビで接続し、役員も追加で出席されることになる。

当初は、出席者30名ほどの会議を予定していたけれど、
蓋を開ければ、少なくとも80人ほどは画面越しを含めて出席する大きな会議になった。

もともと時間が足りないことはわかっていたので、
役員が揃った段階で「前倒しでスタートします」と独断で進行する。

会議は資料を最小限にして、議論の時間に割くように設計していたけれど、
会議の途中に質問が入ったりして、時間を押してしまいそうになる。

そんな中でも、会議進行を効率的にすべく、

「この質問は、工場からお願いします。」
「これに対して、研究所は何かありますか?」
「対応について、〇〇部長 コメントお願いします」

など、それぞれテレビの向こうの出席者にも振り分けて、
なんとか5分オーバーレベルで、
提案が認められ、会議を終える。

会議後

緊迫した会議を終えて、まずは、よかったとの思い。

緊張の糸が切れて、

ふと、

「そういえば、私を知らない人、あの会議に多くいたんだろうな?」

と思い始める。

さすがに、複数の役員を集めて、あの進行だと「あれは誰だ?(=失礼な対応)」となっていないか・・・と思い始め。

会議で一緒だった部下の一人に、

「さすがに今日の進行は、強引過ぎたかなー?」と聞いてみる。

すると、

「あの場面では仕方ないですよ。」

と、あっさり。
「そんなことないですよ」と期待していたような返答ではない回答が、、、。

翌日のこと、カフェで部長と雑談をする時間があり、
「部下に、ああ言われたんですよ。
やっぱり(私に対しての)免疫ない人は、『あいつ誰だ?』ってなりますよね。。。」

「本部長とか我々レベルだと、いつもながらの安定感だったけど、
確かに!(大笑)」

と何だか想像していた以上に、ウケていた。
真面目に話していたのに・・・。

しかし、上司がこんな感じに受け止めてもらうので、
自分の判断で進めることも、やりやすくさせてもらってるんだなーと、
無邪気にウケてる上司を眺めながら思った。

会議

さすがに、この案件で介入するのは最後だろうなと思いつつ、
担当以外でも今後のプロセスで発生しないようにしっかりPDCAを回すように、
そちらの舵を切っていこうと。

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EmiLia

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バリキャリ・アラフォー女子。

一部上場企業に勤め、2度の駐在経験の後、いまはメーカーでいわゆる花形と言われる商品企画を担当しています。

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