こんにちは。一部上場企業 女性管理職のEmiLia( エミリア)です。
効率よく仕事をするために「資料作成」は敵だと思っていませんか？
確かにある意味では無駄な資料作成で残業をすることはスマートではないですし、「働き方」改革の中、自身のジョブディスクリプションに沿って、最大限の効率化は必要だと、私も思います。
一方で、競合他社、経済の変化、消費者の価値観の多様化など、過去にないほどの変化への追随をスピーディーに対応することが求められることも事実としての環境変化があります。
そのような中でのエピソードを。
人事部長への直訴
中間管理職の重要な仕事のひとつが、自分の限られた要員のリソースをいかに確保するか、また、その要員のクオリティも合わせてのチームメンバーの増強が求められる。
メンバー増員が求められている、そのような中、なんと、部下の退職が発覚。
まさに、弱り目に祟り目。
転職で片手しかいないメンバーの1人が抜け、また主力も同じ時期に男性育休取得という、課の運営の絶体絶命のピンチ。
しかも、経営課題の案件は増加傾向。
複数案件の社長報告が求められる。
残業の制限もない管理職の自分が部下のアナを埋めるというブラックな働きが目に見えて、クラクラする。
しかし、本部長に直訴してみたら、人事部長に相談する許可が部長にでる。
「ほっ」として、てっきり、部長同士で会話してくれるのかと思いきや、
数日経ち、「あの件どうなりましたか？」と部長に尋ねてみると、「人事部長とのアボをとっておいて」とのこと。
「えっ、課長のわたしも同席するの？」と思うものの、言葉にはせず、スケジュール調整し、幸いにして、数日後にアボが取れた。
必要性のアピール
このように直談判できる機会はない。
そこで、いかに人事部長に自分の部門の経営課題の重要性、案件に対しての現状の逼迫したリソース、また必要な人材蔵を伝えるために、資料を作成する。
もちろん、単に時間をとって、窮状を直訴することはできる。
けれど、このような直接訴える機会はまずないということ、そのチャンスを確実にするためには、ポイントと必要性を明確にした資料が必要だと思い対応する。
結果
その結果は・・・、「なんとか1人補強させて欲しい」という内容だったのにも関わらず、「専門性のある中途採用1名と社内のローテーションでリーダー層を1名」と、満額どころが、倍返しの回答！！！
やはり、資料で的確に、自分の部門の重要性を理解してもらえたからこその回答だと思う。
結果
省エネで必要最低限のエネルギーで対応することも可能ではあるけれど、今の大企業、50代、60代を口説こうと思うと、その人たちが首を縦にふる戦法が必要であるのも現実社会。
「闇雲に資料を作りましょう」というつもりはさらさらない。
けれど、自分の提案を通す打率をいかにあげるかという観点で「資料はムダ」とバッサリ切るのも危険だと思うので、いかに自分のプロジェクトを通すか、ヒラメ社員が多い大企業の保守的な社員が多い中で、会社の最適な判断を下してもらうために資料というアプローチはまだまだあると感じているので、記事にしてみました。
「理解されない」との悩みはると思いますので、大企業に勤めるあなたのご参考になれば・・・。
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EmiLia