プロジェクトマネジメントにおけるファシリテーターの重要性 〜 気をつけたい5つのポイント

こんにちは。EmiLia( エミリア)です。

最近、記事のネタがおいついておらず、
仕事記事が少なくなっているので、たまにはここ数日でプロジェクトで直面していることを記事に。

新規プロジェクト

昨年末、異動後に中長期の戦略構築にゼロから着手。

方向性の役員承認はとりあえず得たので、
個別案件ごとに構想段階から実行プロセスに移行しつつあるタイミング。

マネジメントの立場からそれぞれ主担当に推進をお願いしつつ、
マネジメントとして背中を押したり、フォローアップをするのが私のお仕事。

私自身、管理職になる前は、これまで担当者として、
いろんなプロジェクトの会議進行、ファシリテートを経験。

数えたことがないけれど、毎日2,3回会議を開催しているとして、
少なくとも何千回と会議の推進を行ってきたことになるので、
自分としては、自然と身についているもの。

プロジェクトとルーティーン

企画に従事するということは、プロジェクトの推進者として、各部門や仕事を調整して、目的、ゴールに向けて前進させていく立場。

では、プリジェクトの推進者と基本は受け身で検討する実行部門の差とは?

プロジェクト(企画業務)と、ルーティーン(実行)の社内の仕事の差として、
プロジェクト視点で主なポイントをまとめると下記のような点があるかと思う。

■ 大企業の社内プロジェクトの特徴
・ どこの部門が担当するか、明確に定まっていない。
(推進の項目にグレーエリアが多数存在する)

・ プロジェクト全体のスケジュールを考慮して、細分化タスクのスケジュールを管理し、コントロールする必要がある。

・ 何らかの項目・領域は、高い確率でとん挫するかスケジュールどおりに進まないので、その軌道修正と対応を検討。

・ そして、往々にして推進していくうちにぶれがちなベクトルをゴール設定からぶれないように、関連するメンバーをモチベートしたり、その方の上司に時間を割く了承をもらうなどの働きやすい環境を整備する。

プロジェクト推進

というようにプロジェクトの管理って、管理職になってみるとなかなか経験が浅いと難しいのかも知れないと気づく。

多くの企業人は、まじめなので、後ろ向きな人の比率はそこまで多くはないと信じていますが、現実の世の中(日本社会)には、新しいことにチャレンジできない要因が散見しているのが実状。

というような企業に属しながら仕事をするには窮屈な世界もありつつ、個々人でできることをすることが、仕事の達成にもつながるので、自分のチームのメンバーには、今の仕事がうまくいくように背中を押したり、アドバイスをしている。

と思うものの、関係部署と整合をする資料が一貫性がなかったり、会議を双方向でなく、一方通行のやりとりになってしまったり、「なるべくして、うまくいかない」ことが現実として起こる。

ファシリテーション

ということで、ひとつの会議の前に部下へアドバイスを行うために、
自分のファシリテーションを棚卸ししてみる。

提案の一貫性を保つ
(往々にして、担当者は、目の前の仕事の困りごとにフォーカスしてしまい、脱線したり、これまでと真逆のことを言ったりすることもあるかと思います)

コンセンサスをとる
当たり前のことですが、日本人は批判しないことが多い、またあうんの呼吸で理解されていると解釈しがち。
企画提案時に、「これは問題ないですよね?」と確認しないと異を唱えないことがしばしばです。
「Noと言われない」から合意形成できたわけでなく、その都度確認していくようにしましょう。
できれば、その議論のステップごとに。

依頼先の担当を明確にする
当たり前といえば、当たり前ですが、ほぼすべての人が既存の仕事を抱えています。
プロジェクトの協力や検討を仰ぐ際は、多くの場合、依頼されるひとにとっては仕事が「Add On」されることになるので、自分から仕事をとりにいくことは稀で、グレーゾーンがグレーゾーンのままになることが危惧されますので、誰に、何をお願いするかは明確にしておきたいです。

期日を明確にする
同じように、タスクごとに期日を明確にしていくことは重要です。
全体スケジュールを見渡しているプロジェクトマネジメント観点では「このタイミングで必要なのは当たり前でしょ?」と思うようなことが起こりえます。

何にスタックしているのか把握する
前回や以前お願いしたことも期日を守れないことも往々にして発生します。
その際は、何がスタックしているのか?を確認する必要があります。
他の仕事の工数との兼ね合いでできなかったのか?、システムが対応していなかったのか?、後工程が想定していない内容となっていたのか?
把握してから、その方の上司にお願いしたり、想定していた仮説を変更するのか、等々のアクションを取るために、原因はしっかり掴んでおきたいものです。

当たり前のことを当たり前に

5つのポイイン。
がっかりするほどに、当たり前のことだったでしょうか?

うまくいくプロジェクトと、うまくいかないプロジェクトは、ミラクルなものはなくて、上記のような当たり前のことをコツコツ進めることではありますが、確実に成功に導くものになるかと考えております。

社内で「突破力が半端ない」と仕事をしたことがないひとから強引な印象を持たれることもありますが、実は、根底には、このような「段取り力」があると自分では思っております。

部下のメンバーが行き詰っているところを見ると、些細なポイントだったりするので、ポイントを「習慣化」し、より仕事を効率的に、そして達成感のある結果を導いてもらうために、気づいたことを記事にしてみました。

もし、プロジェクトマネジメント(推進)の仕方が分からないとか、行き詰まっている方がいれば、ご参考になればと。。

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EmiLia

この記事を書いた人

EmiLia

EmiLia

一部上場企業に勤めるアラフォー女性管理職。

2度の駐在経験の後、商品企画を長く担当して、いまは、同じ社内でもカルチャーが全く違う管理部門で日々奮闘中。

「仕事」も「プライベート」も、どちらもあきらめない。

仕事でのアウトプットはしっかり出し、キャリアも積みながら、
プライベートにもフォーカスして、食や旅、学び、美・健康など、毎日ブログを更新。

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