こんにちは。EmiLia( エミリア)です。
緊急事態宣言の下、コロナの影響で在宅勤務が課せられた2020年の春。
本来であれば、部員全員を集めての会議をするのが通例だけれど、「三密」を避けるために実態の会議を開催できることはできない。
新しい期のスタートにあたり、会議を開く予定だったけれど、コロナで延期になり、さらにいつまで続くかも分からない中で、オンラインでのリモート開催に切り替えが決定。
その模様を記したのがこちらに。
失敗
Skypeを使用している社内のオンラインのコミュニケーション。
物理的には、250人の接続ができるということだけれど、流石に80人の接続ということで事前に接続テストをすると・・・。
・ 接続できないメンバーが多数
・ 音声が安定しない
・ 資料の共有ができない or タイムラグ
このようなトラブルが起こり、会議としての体をなさなかった。
反省会
早速、部課長で「予定通り開催するか」を含めて、作戦会議をする。
会議の時間は、午後13時過ぎからということで、社内のネットワークで会議が集中する時間帯で、会議の時間としては最善ではなく、開催時間変更も含めて議論をするが、直前のスケジュール変更で対応できないメンバーも多いだろうということで、却下。
その中で、ひとりの人から「Teamsであれば比較的安定するのでは？」との提言。
ちなみに、ご存知のない方のために、MicrosoftのTeamsのリンクをご紹介しておきます。
■ Teams
テスト
早速、部課長6名でTeamsでの接続テストを実施し、確かに、Skypeよりも音声、データ共有ともにスムーズであった。
ということで、急遽システム変更を決断。
稼働日2日後の対応だったので、全体での接続テストは難しく、Teamsを使用したことがない部員も多数いるため、各課長経由でダウンロードのフォロー、接続テストを実施し、予定通り当日開催をすることに軌道修正。
また、資料共有もPDFで行うことにより、通信データの軽量化する対応も行い、80人規模でのオンライン会議は無事に終了。
工夫点
コロナで変化した仕事の仕方。
みなさんの中でも、同じように数十人から100人といった社内外の会議を行うこともあるかと思います。
そのようなケースで、社内のセキュリティー設定で、今回のようにZoomを使えない場合、
大人数であれば「Skype＜Teams」の方が進行が非常に安定しました。
（※ 2020年4月時点）
また、個々のWi-Fi環境などにより、データ共有がスムーズにいかないことも固有事情があり、資料はパワーポイントではなく、PDF化しておくと、資料が見れないというトラブルはほとんど発生しませんでした。
まとめ
まだまだ慣れないリモート環境。
コロナ禍のおかげで、強制的に環境整備が求められている中、いち早く環境適用できる会社が社員にも優しい会社かと思います。
もし、検討されている方がいれば、失敗を含めて、ご参考に。
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EmiLia