オンライン接続会議 80人の会議を進行するためには? 〜 失敗からの接続の工夫

こんにちは。EmiLia( エミリア)です。

緊急事態宣言の下、コロナの影響で在宅勤務が課せられた2020年の春。

本来であれば、部員全員を集めての会議をするのが通例だけれど、「三密」を避けるために実態の会議を開催できることはできない。

新しい期のスタートにあたり、会議を開く予定だったけれど、コロナで延期になり、さらにいつまで続くかも分からない中で、オンラインでのリモート開催に切り替えが決定。

その模様を記したのがこちらに。

失敗

Skypeを使用している社内のオンラインのコミュニケーション。
物理的には、250人の接続ができるということだけれど、流石に80人の接続ということで事前に接続テストをすると・・・。

・ 接続できないメンバーが多数
・ 音声が安定しない
・ 資料の共有ができない or タイムラグ

このようなトラブルが起こり、会議としての体をなさなかった。

反省会

早速、部課長で「予定通り開催するか」を含めて、作戦会議をする。

会議の時間は、午後13時過ぎからということで、社内のネットワークで会議が集中する時間帯で、会議の時間としては最善ではなく、開催時間変更も含めて議論をするが、直前のスケジュール変更で対応できないメンバーも多いだろうということで、却下。

その中で、ひとりの人から「Teamsであれば比較的安定するのでは?」との提言。

ちなみに、ご存知のない方のために、MicrosoftのTeamsのリンクをご紹介しておきます。

■ Teams

テスト

早速、部課長6名でTeamsでの接続テストを実施し、確かに、Skypeよりも音声、データ共有ともにスムーズであった。

ということで、急遽システム変更を決断。

稼働日2日後の対応だったので、全体での接続テストは難しく、Teamsを使用したことがない部員も多数いるため、各課長経由でダウンロードのフォロー、接続テストを実施し、予定通り当日開催をすることに軌道修正。

また、資料共有もPDFで行うことにより、通信データの軽量化する対応も行い、80人規模でのオンライン会議は無事に終了。

工夫点

コロナで変化した仕事の仕方。
みなさんの中でも、同じように数十人から100人といった社内外の会議を行うこともあるかと思います。

そのようなケースで、社内のセキュリティー設定で、今回のようにZoomを使えない場合、
大人数であれば「Skype<Teams」の方が進行が非常に安定しました。
(※ 2020年4月時点)

また、個々のWi-Fi環境などにより、データ共有がスムーズにいかないことも固有事情があり、資料はパワーポイントではなく、PDF化しておくと、資料が見れないというトラブルはほとんど発生しませんでした。

まとめ

まだまだ慣れないリモート環境。
コロナ禍のおかげで、強制的に環境整備が求められている中、いち早く環境適用できる会社が社員にも優しい会社かと思います。

もし、検討されている方がいれば、失敗を含めて、ご参考に。

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EmiLia

この記事を書いた人

EmiLia

EmiLia

一部上場企業に勤めるアラフォー女性管理職。

2度の駐在経験の後、商品企画を長く担当して、いまは、同じ社内でもカルチャーが全く違う管理部門で日々奮闘中。

「仕事」も「プライベート」も、どちらもあきらめない。

仕事でのアウトプットはしっかり出し、キャリアも積みながら、
プライベートにもフォーカスして、食や旅、学び、美・健康など、毎日ブログを更新。

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